Utiliser et travailler avec les réservations

Un rendez-vous est un arrangement qu’un ou plusieurs clients prennent lorsqu’ils réservent un service qui est fourni par l’un de vos employés. Une fois que vous avez terminé la configuration de votre/vos employé(s) et de votre/vos service(s), vos clients seront autorisés à prendre des rendez-vous. Pour prendre un rendez-vous, vous ou votre client devez choisir un service, un employé qui fournira le service, la date disponible et le créneau horaire disponible.

Comprendre les rendez-vous

Il existe deux types de rendez-vous différents, chacun étant basé sur la capacité maximale du service fourni. Un rendez-vous est considéré comme un rendez-vous « individuel » si la capacité maximale du service est de 1. Si la capacité maximale est supérieure à 1, le rendez-vous est considéré comme un « groupe ». Il existe deux types de rendez-vous de groupe :

  • Rendez-vous de groupe où tous les clients sont séparés (généralement le cas lorsqu’ils ne se connaissent pas).
  • Rendez-vous de groupe où un client définit un certain nombre de personnes qui l’accompagnent.

La principale différence entre ces deux types de rendez-vous est que, dans le premier, chaque personne apparaît séparément au rendez-vous, avec tous les détails définis, tels que le nom, l’adresse électronique, le statut du rendez-vous, les détails du paiement, etc.

Dans le deuxième type de rendez-vous de groupe, seule la personne qui a fixé le rendez-vous dispose d’un nom, d’une adresse électronique, de l’état du rendez-vous et des détails du paiement. Les autres personnes sont considérées comme des +1.. +10 « supplémentaires ». Donc, si l’un d’entre eux décide d’annuler sa participation au rendez-vous, il y a deux options : soit ils annulent pour tous, soit vous devez réduire le nombre de personnes dans le dialogue « Modifier le rendez-vous ».

Chaque rendez-vous peut être pris par le biais de l’un des trois formulaires de réservation dans le processus normal ou par le biais de la caisse WooCommerce si vous souhaitez utiliser une autre méthode de paiement, connecter des factures WooCommerce ou inclure des taxes.

Statuts des rendez-vous

Les statuts sont l’indicateur d’état du rendez-vous, qui indique si l’arrangement est approuvé, en attente, annulé par les clients ou rejeté par les employés.

Actuellement, il existe 4 statuts :

APPROUVÉ

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir que tous vos rendez-vous aient par défaut le statut Approuvé ou En attente. Si vous choisissez Approuvé, tous les rendez-vous seront automatiquement confirmés au client immédiatement après la réservation.

EN ATTENTE

Si vous choisissez En attente, vous devrez approuver manuellement tous les rendez-vous après qu’ils aient été programmés. Les rendez-vous peuvent être approuvés par l’administrateur et par le manager, et si vous activez la notification pour cette action, l’employé et le client seront informés de cette action.

ANNULÉ

Le statut d’annulation permet à vos clients d’annuler les rendez-vous par le biais du back-end du plugin. Une fois qu’ils se sont connectés, dans la liste des rendez-vous, ils verront le bouton Annuler à côté de chaque rendez-vous futur. Une fois qu’ils ont annulé le rendez-vous sur votre liste, il sera affiché Annulé. Si les notifications d’annulation sont activées, votre employé en sera également informé.

REJETÉ

Enfin, le statut Rejeté permet à l’administrateur et au manager de rejeter les rendez-vous approuvés ou en attente. Vous pouvez également définir une notification pour cette action, de sorte qu’une fois le rendez-vous rejeté, le client et l’employé recevront une notification par courriel.

Vous avez deux possibilités pour modifier le statut des rendez-vous : vous pouvez le modifier directement sur la page des rendez-vous, ou vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue des rendez-vous et modifier le statut. Pour la première option, dans la liste des rendez-vous, cliquez sur le menu déroulant du statut du rendez-vous et modifiez le statut. Pour la deuxième option, cliquez sur le bouton d’édition à côté du rendez-vous, la boîte de dialogue Rendez-vous s’ouvre. Cliquez sur le bouton du statut, et vous verrez une liste déroulante où vous pourrez choisir un nouveau statut. La principale différence entre les deux est que dans les réservations de groupe, en cliquant sur la première option, vous modifiez le statut du rendez-vous pour tous les membres du rendez-vous, tandis que la deuxième option vous permet de modifier le statut de chaque membre séparément.

Sur la page des rendez-vous, vous verrez un filtre de statut qui vous permet à tout moment de filtrer votre liste pour voir les rendez-vous avec un statut spécifique.

Remarque : si le bouton Modifier est désactivé, cela signifie que le rendez-vous est passé et ne peut être modifié.

Durée

La durée des rendez-vous dépend principalement de la durée du service, mais aussi de la durée des éventuels services supplémentaires. Si, par exemple, vous avez un service qui dure 2 heures et un service supplémentaire qui prend 30 minutes de plus, si votre client choisit le service supplémentaire, il verra 2 créneaux horaires et demi lorsqu’il choisira un créneau horaire pour son rendez-vous. S’il choisit un service sans supplément, la durée du rendez-vous sera la même que celle du service (2 heures).

Temps tampon

Le temps tampon (avant et après), que vous avez défini lors de la configuration des services, est le temps qui n’affecte pas la durée des rendez-vous mais réduit le nombre de créneaux horaires libres dans l’agenda. Si, par exemple, vous avez configuré un temps tampon de 30 minutes avant pour le service qui dure 4 heures, votre client verra des plages horaires de 4 heures lors de sa réservation, mais il ne verra pas le temps tampon de 30 minutes dans la plage horaire. La prochaine fois que quelqu’un essaiera de réserver le même service pour le même employé, le prochain créneau proposé apparaîtra 30 minutes après la fin du premier rendez-vous.

Prix

Le prix du rendez-vous dépend du prix du service, du prix des extras et du nombre de clients. Le prix est calculé à l’aide d’une formule « prix du service + prix des extras », et les deux sont multipliés pour chaque client supplémentaire dans le rendez-vous de groupe. Veuillez noter que vous pouvez définir un prix différent pour chaque employé, de sorte que le prix du rendez-vous peut dépendre de l’employé choisi.