Création d’un nouveau rendez-vous
Notre solution de réservation propose deux façons de planifier les rendez-vous des clients :
Par le biais de l’interface client : Ici, le client prend l’initiative de programmer un rendez-vous sur le site, tandis que vous avez la possibilité de modifier le statut du rendez-vous, de le reprogrammer, de l’annuler ou d’affecter un autre employé. Vous pouvez en savoir plus sur cette façon de planifier un rendez-vous dans ces sections de la documentation :
Par l’espace de gestion : Cette approche permet aux administrateurs et aux gestionnaires (voir Utilisateurs et rôles d’Amelia) de programmer un rendez-vous depuis le tableau de bord de WordPress. C’est la meilleure façon de programmer un rendez-vous si vous avez un client au téléphone ou si vous venez de recevoir un message d’un client demandant un rendez-vous.
Dans ce chapitre, vous verrez comment planifier des rendez-vous à partir du back-end. Le processus suivant pour programmer un rendez-vous commence après avoir cliqué sur le bouton « + Nouveau rendez-vous » situé en haut de la page ou sur le bouton « + » (icône plus) dans le coin inférieur droit de la page. Une fois que vous avez cliqué sur l’un de ces boutons, une boîte de dialogue « Nouveau rendez-vous » apparaît, vous permettant de choisir toutes les informations nécessaires à la création d’un nouveau rendez-vous.
La boîte de dialogue « Nouveau rendez-vous » est divisée en deux onglets :
« Planning » : Utilisez ce volet des champs que vous devez remplir pour créer un nouveau rendez-vous. Les champs « Client(s) », « Service », « Employé », « Date » et « Heure » sont obligatoires et vous devez les remplir pour planifier un nouveau rendez-vous. Il n’y a pas d’ordre spécifique pour sélectionner « Client(s) », « Service » et « Employé », mais avant de pouvoir choisir la date du rendez-vous, vous devez remplir ces trois champs. Après avoir sélectionné la date, vous pourrez choisir l’heure du rendez-vous :
« Client(s) » : Vous devez sélectionner ici le(s) client(s) à qui le service sera fourni. Si le client n’est pas un client existant, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau client ». La boîte de dialogue « Nouveau client » s’ouvre et vous êtes invité à ajouter des informations de base, telles que le prénom, le nom et l’adresse électronique du client. La création d’un nouveau client est décrite plus en détail dans le chapitre « Gérer un seul client ». Le client nouvellement créé sera ajouté au rendez-vous. Chaque client sélectionné représente une réservation pour un seul client. Après avoir sélectionné le(s) client(s), vous pourrez configurer le nombre de personnes pour chaque réservation client. Cela peut être utile lorsqu’un client souhaite réserver un rendez-vous pour plusieurs personnes. Cela est possible si les services vous permettent d’avoir plus d’un client en même temps. Il est également possible de modifier le statut de la réservation de chaque client séparément.
« Service » : Sélectionnez le service qui sera fourni à un ou plusieurs clients. Une fois que vous avez sélectionné le service, les options d’employés et de lieux se réduisent. Vous ne pourrez sélectionner que les employés qui sont affectés à la prestation du service sélectionné et les lieux où ce service est offert.
« Employé » : Trouvez et sélectionnez l’employé qui doit fournir le rendez-vous. La sélection d’un employé réduira les options de service et de lieu de travail, de sorte que vous ne pourrez sélectionner que les services que l’employé choisi fournit et son lieu de travail.
« Date » : Sélectionnez une date de rendez-vous disponible dans le sélecteur de date. Les dates ne seront pas disponibles tant que vous n’aurez pas choisi le(s) client(s), le service et l’employé. Une fois que vous avez sélectionné la date du rendez-vous, des créneaux horaires disponibles vous seront proposés dans la liste déroulante « Heure ».
« Heure » : Choisissez l’heure du rendez-vous parmi les créneaux horaires disponibles.
« Catégorie de service » : Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous permettra de sélectionner plus facilement le service en filtrant les services de la catégorie choisie.
« Lieu » : Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous permettra de sélectionner plus facilement les employés qui travaillent dans le lieu sélectionné. Ce champ n’est pas visible si vous n’avez pas créé au moins un site.
« Notifier le(s) client(s) » : Lorsque cette option est cochée, une notification qui contient les informations récapitulatives du rendez-vous réservé sera envoyée après avoir enregistré ce rendez-vous. Pour configurer cette option, consultez le paramètre « Notifier le(s) client(s) par défaut » dans les « Paramètres de notification« .
« Extras » : Après avoir sélectionné « Client(s) », « Employé » et « Service », accédez à l’onglet « Extras » pour ajouter le supplément de service. Vous pouvez configurer l’extra pour chaque réservation de client. Cochez l’élément supplémentaire que vous souhaitez ajouter au rendez-vous et choisissez la quantité de l’élément supplémentaire. Si un élément supplémentaire est payant, le prix de l’élément supplémentaire sera multiplié par le nombre de personnes dans la réservation du client. Si l’élément supplémentaire augmente la durée du rendez-vous, il est recommandé de sélectionner un élément supplémentaire avant de sélectionner l’heure du rendez-vous car la sélection d’un élément supplémentaire dans une durée peut réduire le nombre de créneaux horaires disponibles.
Modifier un rendez-vous unique
Il arrive souvent que vous deviez apporter des modifications à un rendez-vous existant. Peut-être le client a-t-il besoin de reporter son rendez-vous, ou peut-être un employé est-il absent du bureau de manière inattendue. Pour modifier un rendez-vous existant, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » situé à droite du rendez-vous que vous souhaitez modifier.
En cliquant sur le bouton « Modifier », la boîte de dialogue « Modifier le rendez-vous » s’ouvre et vous pouvez modifier tous les paramètres du rendez-vous. La différence entre les boîtes de dialogue « Modifier un rendez-vous » et « Nouveau rendez-vous » est que la boîte de dialogue « Modifier un rendez-vous » possède l’onglet « Paiements » où vous pouvez voir et modifier les informations relatives aux paiements.
Dans la boîte de dialogue « Modifier un rendez-vous », vous avez la possibilité de reprogrammer le rendez-vous, de changer le statut de réservation du client, de changer l’employé, de changer le service… Si vous modifiez la date, vous pouvez constater que l’employé sélectionné n’est pas disponible pour la nouvelle date choisie, ou que le créneau horaire sélectionné est occupé. Dans ce cas, il vous suffit de sélectionner un autre employé ou de choisir un autre créneau horaire.
Vous pouvez choisir d’envoyer ou non une notification par courriel au(x) client(s) de la modification, en cochant/décochant la case « Notifier le(s) client(s) ».
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans le pied de page de la boîte de dialogue pour sauvegarder vos modifications.
Pour supprimer un rendez-vous à partir de la boîte de dialogue « Modifier un rendez-vous », il suffit de cliquer sur le bouton de l’icône « Corbeille » et de cliquer sur « Supprimer » pour confirmer.
Liste des rendez-vous
La page « Rendez-vous » présente toutes les informations relatives aux rendez-vous individuels. Pour spécifier le nombre d’enregistrements à afficher, sélectionnez le nombre requis dans le champ « Éléments par défaut par page » dans les « Paramètres généraux ».
Avec l’entrée de recherche, vous pouvez rechercher des rendez-vous par le nom du client, le nom de l’employé ou le nom du service.
Vos rendez-vous peuvent être exportés au format CSV pour la création de rapports. En haut à droite de la page « Rendez-vous », à côté de l’entrée de recherche, appuyez sur le bouton de l’icône « Exporter ». En cliquant sur le bouton de l’icône « Exporter », vous ouvrez un dialogue qui vous permet de choisir le délimiteur utilisé pour le CSV et de sélectionner les colonnes que vous souhaitez exporter. Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur le bouton « Exporter » dans la boîte de dialogue pour télécharger le fichier CSV.
Grâce aux filtres qui apparaissent en haut de la page, vous pouvez réduire les rendez-vous par des caractéristiques communes telles que la date, les employés, le client, les services ou le statut. Le filtre de date est prédéfini par la période de sept jours à partir de la date actuelle.
Le tableau des rendez-vous est regroupé par date et fournit des informations sur les rendez-vous telles que l’heure, un ou plusieurs clients, un employé, un service, la durée, le paiement et le statut. Vous pouvez développer un rendez-vous (ligne) en cliquant dessus. Un enregistrement développé montre les informations sur le téléphone du client et l’email du client. Vous pouvez utiliser la liste déroulante « Statut » pour modifier le statut de toutes les réservations du client à ce moment-là. Cliquez sur le bouton « Modifier » pour ouvrir la boîte de dialogue « Modifier le rendez-vous » pour le rendez-vous choisi.
Vous pouvez supprimer plusieurs rendez-vous en même temps en cochant les rendez-vous que vous souhaitez supprimer. La boîte de dialogue apparaîtra dans le pied de page du tableau lorsque vous cocherez au moins un rendez-vous que vous souhaitez supprimer. Une fois que vous êtes certain de vouloir supprimer les enregistrements, cliquez sur l’icône « Corbeille », puis sur le bouton « Supprimer ».
